ANEXAÇÃO Ver JUNTADA POR ANEXAÇÃO
ANEXO – Documento, avulso ou processo, juntado em caráter definitivo a outro documento, avulso ou processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de conteúdo.
APENSAÇÃO Ver JUNTADA POR APENSAÇÃO
ARQUIVAMENTO – Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento,
avulso ou processo, cessada a sua tramitação.
AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS PARA FORMAÇÃO DE PROCESSO – Ato
de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, visando à
formação de processo.
CORRESPONDÊNCIA – Toda e qualquer forma de comunicação escrita, independentemente do suporte, expedida ou recebida por pessoas jurídicas ou físicas, inclusive aquela que se processa entre órgãos, entidades e servidores de uma instituição.
DESAPENSAÇÃO – Separação de documentos, avulsos ou processos, juntados por apensação.
DESARQUIVAMENTO – Solicitação de documento, avulso ou processo, para que retorne à tramitação, quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa. Não confundir com o ato de empréstimo ou consulta.
DESENTRANHAMENTO – Retirada de folhas/documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade da Administração Pública Federal ou a pedido do interessado.
DESPACHO – Decisão registrada pela autoridade competente ou pessoa por ela designada, em matéria que lhe é submetida ao conhecimento, apreciação e providência.
DOCUMENTO – Informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato.
DOCUMENTO AVULSO – Aquele que não está reunido e ordenado em processo.
DOCUMENTO DIGITAL – Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.
DOCUMENTO OSTENSIVO – Documento, avulso ou processo, sem qualquer restrição de acesso.
DOCUMENTO SIGILOSO – Documento, avulso ou processo, que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.
e-ARQ BRASIL – Modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.
EMPRÉSTIMO – Cessão temporária de documentos, avulsos ou processos, para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.
JUNTADA – União de processo(s) a processo ou de documento(s) avulso(s) a processo. Realiza-se por Anexação ou Apensação.
JUNTADA POR ANEXAÇÃO – União em caráter definitivo e irreversível de documento(s), avulso(s) ou processo(s), a outro processo, desde que referentes a um mesmo interessado e assunto, visando à continuidade da ação administrativa.
JUNTADA POR APENSAÇÃO – União em caráter temporário de documento(s), avulso(s) ou processo(s), a outro processo, destinada ao estudo, instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.
PROCESSO – Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.
PROCESSO ACESSÓRIO – Processo que, no procedimento de juntada, apresenta matéria indispensável à instrução de outro processo, denominado processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL – Processo que, pela natureza de sua matéria, assume o caráter de principal, quando exigir a juntada de um ou mais processos como apoio à sua decisão.
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME – Conjunto de informações registradas no início de um volume do processo, utilizadas para validar o novo volume do processo.
TERMO DE DESAPENSAÇÃO – Conjunto de informações utilizadas para validar a separação de processo(s) apensado(s) a processo.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO – Conjunto de informações utilizadas para validar a retirada de folha(s) de um processo que foram anexadas indevidamente ao mesmo.
TERMO DE DESMEMBRAMENTO – Conjunto de informações utilizadas para validar a retirada de folha(s) do processo, para formar outro.
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME – Conjunto de informações registradas no final de um volume do processo, utilizadas para validar o encerramento do volume do processo.
TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO – Conjunto de informações utilizadas para validar a união definitiva de processo(s) a processo.
TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO – Conjunto de informações utilizadas para validar a junção provisória de processo(s) a processo.
TRAMITAÇÃO – Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa. Também referido como DISTRIBUIÇÃO ou MOVIMENTAÇÃO.
UNIDADE DE PROTOCOLO – Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos e da atribuição de Número Único de Protocolo – NUP aos documentos avulsos.
UNIDADE PROTOCOLIZADORA – Unidade administrativa encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos, bem como responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos e pela atribuição de Número Único de Protocolo – NUP aos documentos avulsos.
VOLUME – Subdivisão de um processo, em função da quantidade de folhas.